Pour beaucoup de personnes, trouver comment s’organiser au travail peut être une lutte quotidienne. Les papiers s’empilent, les post-it se multiplient et les courriels inondent votre boîte de réception plus rapidement que vous ne pouvez les trier. Ceci est particulièrement vrai lorsque vous vous concentrez sur une seule chose. Lorsque nous canalisons la majeure partie de notre énergie dans notre travail le plus important, nous nous retrouvons parfois devant de gros problèmes d’organisation.
Comment résoudre mes problèmes d’organisation ?
L’organisation est un élément clé de la productivité. Lorsque l’encombrement s’accumule, notre attention diminue et nos performances peuvent en souffrir. Lorsque votre cerveau, votre temps, votre espace de travail et vos projets sont organisés, il devient plus facile de rationaliser vos actions et vos pensées. Nous avons examiné certaines des façons les plus efficaces de s’organiser, dans tous les sens du terme, pour que la productivité devienne naturelle.
Suivez les conseils ci-dessous pour vous aider à vous mettre dans la bonne mentalité afin de résoudre vos problèmes d’organisation au bureau.
Vous pouvez également écouter un épisode sur le podcast The ONE Thing Podcast sur Comment s’organiser au travail. (Abonnez-vous au podcast sur le lecteur de votre choix).
Organisez votre cerveau
Dormez suffisamment – La privation de sommeil fait un certain nombre de choses sur notre matière grise. Quiconque a connu une nuit agitée peut vous dire que l’acuité mentale diminue avec chaque heure de sommeil que nous perdons. Essayez de dormir environ sept heures par nuit et songez à faire des siestes électriques l’après-midi pour vous revitaliser à la fin de la journée de travail.
Faites un effort pour ne pas faire plusieurs tâches à la fois – Aller d’une tâche à l’autre ne fait que ralentir notre cerveau et obscurcir notre jugement. Essayer de faire deux choses ou plus à la fois peut même libérer l’hormone du stress cortisol dans le cerveau, ce qui peut affecter votre capacité à vous concentrer et à prendre des décisions.
Prenez des pauses – David Levitin, neuroscientifique et auteur de The Organized Mind, suggère aux gens de prendre des pauses au travail pour permettre au cerveau de rêver. C’est durant ces périodes que notre cerveau est le plus créatif et cela nous aide à augmenter notre productivité.
Organisez votre temps
Commencez par les objectifs – Lorsque vous organisez votre temps, la première chose à faire est d’identifier vos objectifs. Les objectifs nous aident à concentrer notre énergie et servent de point de départ pour déterminer ce que nous devons faire.
Définissez vos priorités – Une fois les objectifs définis, votre priorité deviendra claire. Votre priorité est la tâche la plus importante que vous devez accomplir pour atteindre votre objectif le plus important et faire avancer les choses.
Réservez votre temps à l’avance – chez Tandem, on met beaucoup d’emphase sur le blocage du temps parce que ça marche. Le concept est simple : créez un horaire pour chaque jour de travail pour chaque tâche que vous devez accomplir. Cela crée des échéances et impose des limites de temps aux tâches, ce qui en fait un organisateur de temps automatique.
Organisez votre espace de travail
Ayez tout ce dont vous avez besoin à portée de main – Faites un inventaire minutieux de tout ce que vous utilisez régulièrement pour accomplir vos tâches au bureau. Garder ces articles à votre bureau ou sur votre ordinateur maximisera la productivité et rendra l’organisation plus facile.
Débarrassez-vous de ce qui n’est pas essentiel – Le fouillis est une distraction. Nous ne disons pas que votre bureau doit être une zone sans plaisir, mais la suppression des éléments non essentiels rendra un espace de travail plus fonctionnel et productif. Si vous n’avez pas utilisé quelque chose au cours des six derniers mois, débarrassez-vous en ou rangez-le quelque part hors de votre bureau et hors de votre vue.
Mettez la paperasserie à sa place – Les piles de paperasserie sont l’un des plus gros problèmes d’organisation. Au lieu de laisser la paperasse s’empiler, créez un système de classement basé sur la méthode de la touche unique. Créez des fichiers différents pour chaque projet ou client, et lorsqu’un document arrive sur votre bureau, agissez en conséquence, mettez-le à la poubelle ou archivez-le. Une fois le projet terminé, retournez dans le dossier et débarrassez-vous de tout ce qui n’est pas essentiel.
Organisez votre espace de travail virtuel – Votre e-mail est son propre poste de travail. Organisez-le de la même façon que vous organiseriez vos documents – dossiers et système à touche unique. Appliquez également le système de classement à vos fichiers électroniques. Une autre stratégie à considérer est de développer un bloc horaire pour vérifier vos courriels seulement deux ou trois fois par jour afin que cela ne devienne pas une distraction qui absorbe le temps.
Organisez vos projets
Jetez votre liste de choses à faire – Les listes de choses à faire donnent l’impression aux gens qu’ils sont organisés et productifs. Même si le fait d’avoir les choses sur papier peut aider l’organisation, les listes de choses à faire nous embourbent souvent avec beaucoup d’éléments non essentiels et ne nous aident pas à nous concentrer sur l’établissement des priorités. Créez plutôt des listes de réussite qui sont dépouillées et axées sur un but précis. La feuille de travail 411 est un modèle de liste de réussite hebdomadaire, mensuelle et annuelle.
Gardez vos projets en cours à l’avant-plan – Le fait d’avoir tous vos projets en cours à l’avant-plan peut vous aider à rester concentré sur les tâches qui comptent le plus en ce moment.
Définissez les jalons – Lorsqu’on vous confie un projet, l’une de vos premières tâches devrait être de travailler à rebours à partir du point final désiré afin de créer des jalons. Tout comme le blocage de temps de haut niveau, cela vous aidera à avoir une vision et un sens des priorités à court et à long terme.