Le guide 2024 des PGI

Qu’est-ce qu’un PGI ?

Les entreprises cherchent constamment à accroître leur efficacité et leur rentabilité, ce qui les conduit de plus en plus vers les Progiciels de Gestion Intégrée (PGI), également connus sous l’acronyme ERP (Enterprise Resource Planning). Dans un environnement où les coûts de gestion et de main-d’œuvre prennent une importance croissante, il ne suffit plus de réduire le coût des matières premières ; il est essentiel d’optimiser tous les processus organisationnels. Un PGI joue un rôle crucial dans cette optimisation en servant de « colonne vertébrale informatique » pour l’entreprise.

Définition du PGI

Un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) est un système informatique conçu pour gérer et planifier l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Ces processus incluent des domaines tels que l’administration, la comptabilité, l’approvisionnement, la production, la logistique, les achats et les ventes. Le PGI centralise toutes ces fonctions au sein d’un système unifié, offrant une vision intégrée et synchronisée des activités de l’entreprise. Lorsqu’il est bien configuré, un PGI peut augmenter la productivité, améliorer la coordination et optimiser l’approvisionnement en matériaux ainsi que les phases de production.

Fonctionnement d’un PGI

Le principe fondamental des PGI repose sur la collecte centralisée des données provenant de différents départements de l’entreprise, tels que la production, les achats, le commerce et la logistique. Ce système permet d’éviter la duplication des informations et de fournir une base de données unique et complète, mise à jour en temps réel par chaque utilisateur au sein de l’organisation.

Un PGI est généralement composé de trois éléments principaux :

La suite : Il s’agit de la structure globale du système d’information, composée des modules sélectionnés et configurés selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
Les modules : Ces applications logicielles gèrent chacune un processus métier spécifique, comme la comptabilité, la production, la gestion des stocks, etc.
Les fonctionnalités : Elles correspondent aux opérations que les utilisateurs peuvent réaliser dans chaque module, couvrant ainsi toutes les activités des différents départements de l’entreprise.

Avantages des PGI

Meilleure maîtrise des coûts

Bien que les PGI représentent un investissement initial important, ils permettent d’unifier les coûts informatiques. En remplaçant plusieurs systèmes indépendants nécessitant chacun des ressources, du personnel et des licences, un PGI centralise tous ces éléments en un seul investissement. Cela simplifie également la formation des utilisateurs, qui n’ont plus besoin de se former sur plusieurs systèmes distincts.

Visibilité à 360° des processus

Les PGI offrent un accès total et transparent à chaque processus de l’entreprise, améliorant ainsi la collaboration entre les différents départements. Cette centralisation des informations permet de suivre les processus interdépartementaux de manière plus cohérente et efficace, facilitant ainsi la prise de décisions rapides et informées.

Adaptabilité et évolutivité

Les PGI sont conçus pour s’adapter à la croissance de l’entreprise. Que ce soit pour élargir la clientèle, entrer sur de nouveaux marchés ou ajouter de nouvelles fonctionnalités, un PGI flexible et évolutif peut facilement être ajusté pour répondre aux besoins changeants de l’organisation.

Choix d’un PGI

Le choix d’un PGI doit être guidé par une vision stratégique à moyen et long terme, en prenant en compte les futurs développements de l’entreprise. Investir dans un système ERP plus coûteux mais riche en fonctionnalités peut sembler excessif au départ, mais c’est un investissement dans la croissance future de l’entreprise.

Types de PGI disponibles

ERP On-premise : Ce système est installé localement sur les serveurs de l’entreprise et géré par son personnel informatique. Bien que cela implique des coûts initiaux élevés pour l’infrastructure et la maintenance, il offre un contrôle total sur le système.
ERP Cloud : Hébergé sur des serveurs externes, ce système permet un accès en temps réel aux données et une meilleure intégration avec les partenaires extérieurs. Il réduit les coûts initiaux et simplifie la maintenance. Addvance Solutions est un PGI / ERP Cloud.

Fonctionnalités Clés des PGI

Les PGI modernes incluent une variété de fonctionnalités qui couvrent l’ensemble des besoins d’une entreprise. Parmi les fonctionnalités les plus courantes, on retrouve :

Gestion Financière : Comprend des modules pour la comptabilité, la gestion des actifs, la gestion des risques et la conformité. Ces modules aident à centraliser et à standardiser les processus financiers, à fournir des rapports financiers précis et à garantir la conformité avec les réglementations fiscales.
Gestion des Ressources Humaines (GRH) : Ce module gère le recrutement, la paie, la gestion des talents et la conformité avec les réglementations du travail. Il permet également de suivre les performances des employés et de gérer leurs formations et évolutions de carrière.
Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement : Ce module optimise les processus de fabrication, de gestion des stocks, de gestion des entrepôts, de logistique et de distribution. Il aide à prévoir la demande, à planifier la production et à gérer les fournisseurs de manière efficace.
Gestion des Relations Clients (CRM) : Intégré au PGI, le CRM aide à gérer les interactions avec les clients, à suivre les ventes, à automatiser le marketing et à améliorer le service client. Il offre une vue complète du parcours client, de la prospection à la fidélisation.
Gestion de Projets : Permet de planifier, d’exécuter et de suivre les projets de l’entreprise. Les fonctionnalités incluent la gestion des ressources, la budgétisation, la gestion des tâches et la communication entre les équipes de projet.
Business Intelligence (BI) : Les outils de BI intégrés dans les PGI permettent d’analyser les données de l’entreprise, de créer des rapports et des tableaux de bord interactifs, et de prendre des décisions basées sur des données en temps réel.
Gestion de la Production : Ce module prend en charge la planification et le contrôle de la production, la gestion des ordres de fabrication, la gestion de la qualité et l’entretien des équipements. Il permet d’améliorer l’efficacité de la production et de réduire les coûts.

Mise en œuvre d’un PGI

La mise en œuvre d’un PGI est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse, une gestion du changement et une formation adéquate des utilisateurs. Voici les étapes clés d’une mise en œuvre réussie :

Analyse des Besoins : Identifier les besoins spécifiques de l’entreprise et déterminer les modules nécessaires.
Sélection du Fournisseur : Choisir un fournisseur de PGI dont la solution correspond le mieux aux exigences de l’entreprise.
Planification du Projet : Définir un plan de projet détaillé, incluant les délais, les ressources nécessaires et les étapes de la mise en œuvre.
Personnalisation : Adapter les modules du PGI pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Migration des Données : Transférer les données existantes vers le nouveau système PGI.
Formation des Utilisateurs : Former les employés à utiliser le nouveau système de manière efficace.
Déploiement et Tests : Mettre en œuvre le PGI, effectuer des tests pour s’assurer que tout fonctionne correctement et résoudre les problèmes éventuels.
Suivi et Optimisation : Surveiller l’utilisation du PGI après son déploiement et apporter des améliorations continues pour maximiser les bénéfices.

Conclusion

Les PGI représentent une avancée technologique majeure pour les entreprises modernes, offrant une solution intégrée et centralisée pour gérer toutes les opérations de l’entreprise. Ils permettent non seulement de rationaliser les processus et de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la visibilité des données et de prendre des décisions éclairées. Bien que l’implémentation d’un PGI puisse être coûteuse et complexe, les avantages à long terme en termes de productivité, d’efficacité et de croissance de l’entreprise en font un investissement précieux. En choisissant le bon PGI et en assurant une mise en œuvre rigoureuse, les entreprises peuvent transformer leur manière de fonctionner et renforcer leur position sur le marché.

En résumé, les PGI sont des outils indispensables pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus, améliorer leur performance et rester compétitives dans un environnement en constante évolution. Leur adoption doit être vue comme une démarche stratégique, visant à soutenir la croissance et l’innovation à long terme.