Les notes de frais représentent le remboursement des dépenses professionnelles. Leur gestion efficace est essentielle pour maintenir la transparence et l’efficacité financière au sein de l’entreprise.
Comment Faire une Note de Frais
Qu’est-ce qu’une Note de Frais ?
Une note de frais est un document utilisé pour rembourser les dépenses professionnelles engagées par un employé pour le compte de son entreprise. Elle récapitule les dépenses telles que les frais de déplacement, les repas d’affaires, les frais de transport ou autres dépenses liées à l’activité professionnelle.
Les différentes note de frais
1. Note de Frais de Déplacement
- Utilisée pour rembourser les frais liés aux déplacements professionnels tels que les trajets en voiture, en train, en avion ou les frais liés à l’utilisation de transports en commun.
2. Note de Frais de Repas
- Englobant les dépenses liées aux repas pris lors de déplacements professionnels, de réunions d’affaires ou de représentations.
- Le panier-repas : en cas de déplacements professionnels ponctuels ou de repas de chantier. Les indemnités pourront s’élever à 6,70€ sur le lieu de travail, à 9,40€ hors locaux, et 19,10€ au restaurant. (URSSAF 2021).
3. Note de Frais d’Hébergement
- Utilisée pour rembourser les frais d’hébergement engagés lors de déplacements professionnels nécessitant un séjour en hôtel ou en logement similaire.
- Le salarié doit être à plus de 50km de son domicile
- À plus d’1h30 du domicile en transport en commun
4. Note de Frais de Communication
- Englobant les frais de communication professionnelle tels que les appels téléphoniques, les frais de données mobiles, les fax, etc.
5. Note de Frais de Fournitures de Bureau
- Utilisée pour rembourser les achats de fournitures de bureau essentielles à l’exercice des fonctions professionnelles de l’employé.
6. Les frais de télétravail
Ces frais n’étaient pas les plus connus avant mars 2020 mais se sont démocratisés. En effet, depuis le confinement et la mise en place du télétravail, les employeurs ont pour obligation de dédommager les salariés qui travaillent de chez eux. Forfait internet, mobile, loyer… Tous ces frais sont un coût pour le salarié et l’entreprise doit y contribuer.
Elle est généralement versée sur le salaire du salarié via un montant fixe !
Condition :
Le salarié doit fournir le justificatif dans un délai de 3 mois maximum. À la suite de la réception de la note de frais et du justificatif, l’entreprise est tenue de rembourser dans un délai maximum de 5 ans.
Pour savoir comment rédiger une note de frais, il faudra renseigner plusieurs mentions obligatoires :
- La date de la dépense.
- Le nom du salarié et son service si besoin + signature
- Le motif de la dépense.
- Le lieu du déplacement.
- La nature des frais (restaurant, hôtel etc.).
- Le montant HT et TTC.
- Le taux de TVA.
Faire une note de frais kilométrique implique également de renseigner des mentions différentes pour qu’elle soit conforme :
- Le lieu de la mission.
- Le nombre de kilomètres parcourus.
- Le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
- Les différentes étapes du trajet.
- Les frais de déplacement.
Enfin, pour saisir une note de frais en comptabilité, vous devrez ajouter une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6 (6521 pour les voyages et déplacements par exemple).
Conformité aux Politiques de l’Entreprise
- Assurez-vous que la note de frais est conforme aux politiques et aux limites de remboursement établies par l’entreprise.
- Respectez les procédures internes pour la collecte des justificatifs et la soumission des notes de frais.
Conclusion
La diversité des types de notes de frais reflète la variété des dépenses professionnelles rencontrées dans le cadre des activités d’une entreprise. Une gestion efficace et transparente de ces notes de frais garantit un remboursement adéquat des dépenses engagées par les employés, contribuant ainsi à une gestion financière saine et à des relations professionnelles harmonieuses.